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Expliquer à la DAF ce que votre projet coûte et rapporte
Arriver devant la direction financière avec une traduction vérifiable de votre projet en résultat et en trésorerie, et repartir avec les questions qu'elle seule peut trancher.
Lecture · 22 minMis à jour le Cas fictif · ETI logistique
Expliquer à la DAF ce que votre projet coûte et rapporte
Objectif
Disposer, avant l'échange avec la direction administrative et financière (la DAF), de trois choses :
le budget du projet ventilé par nature de dépense, en séparant ce qui sort réellement de la trésorerie et ce qui est du temps de salariés déjà payés,
une lecture de ce que le projet fait au résultat et à la trésorerie, année par année, avec les hypothèses qui restent à faire qualifier par la DAF,
la liste des bénéfices attendus, classés selon ce qu'ils sont vraiment : économie de trésorerie, économie budgétaire conditionnée à une décision, recette additionnelle comptée en marge, ou capacité libérée — une valeur opérationnelle réelle, qui n'est pas automatiquement une économie de trésorerie.
La fiche ne promet pas l'accord de la DAF. Elle prépare un échange où les deux parties parlent des mêmes chiffres, et où ce qui dépend d'elle lui est posé en questions.
Quatre mots avant de commencer. Le résultat d'une année, c'est ce que l'entreprise a gagné ou perdu cette année-là dans ses comptes (le bénéfice ou la perte, lu dans le compte de résultat, que les financiers appellent aussi P&L). La trésorerie, c'est l'argent qui entre et sort réellement, et quand. Activer ou immobiliser une dépense, c'est l'inscrire à l'actif du bilan au lieu de la passer en charge de l'année ; son coût est alors étalé sur plusieurs années par l'amortissement. Le flux différentiel, c'est ce que le projet ajoute ou retire à la trésorerie par rapport à la situation sans projet — pas ce qui aurait été payé de toute façon.
Quand l'utiliser
Déclencheurs. Vous présentez un dossier au comité d'investissement. La DAF vous demande « c'est du CAPEX ou de l'OPEX ? » et vous n'êtes pas sûr de ce que la question implique. Vous devez réactualiser un budget et expliquer un écart. Vous entendez « le projet s'autofinance » et vous voulez vérifier ce que ça veut dire.
La fiche prépare la discussion, elle ne qualifie pas les dépenses : la qualification comptable (charge ou immobilisation) relève de la DAF, selon le référentiel applicable. Elle ne traite ni la fiscalité, ni le financement, ni la TVA, qui sont des sujets distincts et signalés comme tels. Elle ne construit pas le business case complet (fiche FIN03) ni le calcul détaillé de la VAN et du TRI (fiche FIN04, kit T09) : elle les rend lisibles pour la DAF.
Limites.
Pour démarrer
Vous avez besoin de
Indispensable ?
Où le trouver
Le budget ventilé par nature (prestations, licences, interne, infrastructure, transition, réserve pour aléas)
Oui
Charte, fiche FIN01, kit T08
L'échéancier de paiement des dépenses externes
Oui
Contrats, achats
La date de mise en service prévue
Oui
Planning
Le coût d'exploitation annuel après mise en service
Oui
DSI, fournisseurs
Les bénéfices attendus, chacun avec son origine et l'état de la décision qui le rend réel
Oui
Sponsor, métiers, DRH, commerce
Le coût chargé par population (DSI, support, service client)
Oui pour valoriser le temps
Contrôle de gestion, DAF
L'existence, ou non, d'un suivi du temps par activité
Oui
DSI, contrôle de gestion
Le taux d'actualisation de l'entreprise
Non pour l'échange, oui pour la VAN
DAF — ne pas l'inventer
La durée d'amortissement des logiciels et la politique d'activation
Non, c'est précisément ce que vous demandez
DAF
Ce qui bloque le calcul s'il manque, qui le fournit, et l'hypothèse autorisée en attendant. La date de mise en service (planning ; sans elle, ni amortissement ni exploitation ne se datent, aucune hypothèse autorisée). Le taux d'actualisation (DAF ; en attendant, la VAN se présente à plusieurs taux, jamais avec un taux choisi seul). La durée d'amortissement (DAF ; hypothèse autorisée : la durée d'utilisation attendue, étiquetée hypothèse). L'échéancier des décaissements (achats et contrats ; sans lui, pas de flux, aucune hypothèse autorisée). Le coût d'exploitation annuel (DSI et fournisseurs ; hypothèse autorisée : des lignes à statut « hypothèse », jamais un zéro silencieux). La part de temps interne activable (DAF ; hypothèse autorisée : zéro tant qu'aucune preuve fiable du temps passé n'existe). Le classeur T10 liste dans sa synthèse les entrées manquantes et n'affiche ni VAN ni TRI tant qu'il en manque une.
Personnes. Le sponsor pour les bénéfices, les achats pour l'échéancier, la DSI pour le coût d'exploitation, le DRH et le commerce pour les décisions qui conditionnent certains bénéfices, la DAF pour la qualification et le taux. Temps de travail : une demi-journée avec les données en main, si les fiches FIN01 et FIN04 sont faites ; comptez en plus les allers-retours avec le sponsor, le DRH et le commerce. Délais externes : un rendez-vous avec la DAF se prend deux à trois semaines avant un comité d'investissement — règle d'expérience, pas une norme — et le classeur lui est envoyé deux jours ouvrés avant, sinon 45 minutes ne suffisent pas.
Si une information manque. Un bénéfice sans origine n'entre pas dans la lecture : il est listé « à chiffrer par [nom] avant le [date] ». Un taux d'actualisation inconnu ne se remplace pas par une valeur lue quelque part : la VAN est présentée pour plusieurs taux, et la DAF choisit. La ventilation activable / charge n'est jamais faite à la place de la DAF : on prépare une hypothèse de travail, visiblement étiquetée comme telle. S'il n'existe pas de suivi du temps par activité, dites-le avant qu'on vous le demande : c'est ce qui décidera du sort du temps interne.
Étapes
Étape 1 — Ventiler le budget par nature, et séparer ce qui sort de la caisse
Ventilation du budget approuvé : externe, interne, part immobilisable. Séparer les décaissements supplémentaires du projet des salaires qui seraient versés même sans lui, puis marquer la part que la DAF pourrait immobiliser, sous conditions.
Reprenez le budget approuvé et classez chaque ligne : prestations externes, licences, personnel interne, infrastructure, transition (formation, reprise des données, bascule), réserve pour aléas. Puis marquez pour chaque ligne si elle correspond à un décaissement supplémentaire (de l'argent qui sort parce que le projet existe — c'est le flux différentiel, dans le vocabulaire de la DAF) ou à des salaires versés même sans le projet : ils sortent bien de la trésorerie de l'entreprise, mais le projet ne les ajoute pas.
Sur le cas. Le projet Portail client de [ETILOG] a un budget approuvé de réalisation et de transition de 1 850 k€ HT : 720 d'intégration du portail, 260 de connecteur WMS (l'interface avec le logiciel de gestion des entrepôts), 150 de licences, 380 de personnel interne, 90 d'infrastructure de construction, 160 de transition, 90 de réserve pour aléas. Sur ces 1 850, 1 470 sont les décaissements supplémentaires prévisionnels du projet, réserve supposée consommée comprise ; 380 sont des salaires d'équipes internes, valorisés au coût chargé, que l'entreprise verserait de toute façon.
Pourquoi cette distinction compte. La DAF regarde deux choses différentes : combien la construction coûte à l'entreprise (coût complet de la réalisation et de la transition, 1 850, budget approuvé) et combien elle change la trésorerie (1 470, décaissements prévisionnels). Les deux chiffres sont justes. Présenter l'un pour l'autre fait perdre la confiance en dix secondes. Et un troisième chiffre viendra plus tard, différent des deux : le montant engagé, c'est-à-dire contractualisé à une date donnée (fiche FIN08).
Ce que ça change pour vous. La part activée ne pèsera pas sur le résultat de l'année d'engagement, mais sur les années d'utilisation. Une part requalifiée en charge après coup apparaît d'un bloc dans les comptes de l'année : mieux vaut que la ventilation permette à la DAF de trancher tôt.
Étape 2 — Préparer la ventilation CAPEX/OPEX avec la DAF
La règle, simplement. Pour un projet informatique, une dépense est soit une charge de l'exercice — elle diminue le résultat de l'année au cours de laquelle elle est consommée (la prestation réalisée, la licence utilisée), qui n'est ni forcément l'année de la commande, ni forcément celle du paiement — soit une immobilisation : elle est inscrite à l'actif et son coût est étalé sur plusieurs années par l'amortissement. Le langage courant dit OPEX pour la première et CAPEX pour la seconde. Ces deux mots sont des catégories budgétaires, pas des termes comptables : la DAF parle de charge et d'immobilisation.
Pourquoi la règle existe. Le résultat d'une année doit refléter ce que l'entreprise a consommé cette année-là. Un logiciel qui servira cinq ans n'est pas « consommé » l'année de son achat : le passer en charge d'un coup écraserait le résultat de cette année et flatterait les quatre suivantes. L'amortissement répartit le coût sur la durée d'utilisation.
Le mécanisme. La part immobilisée ne touche pas le résultat au moment du paiement. Elle le touche ensuite, chaque année, à hauteur de l'annuité d'amortissement, à partir de la mise en service. Le paiement et la charge sont décalés dans le temps : c'est la raison pour laquelle trésorerie et résultat racontent deux histoires différentes du même projet. Et l'écriture d'activation elle-même ne fait ni entrer ni sortir un euro — hors impôt, précision qui compte (voir les simplifications à l'étape 4).
Ce qui est immobilisable, en pratique. Une solution informatique achetée ou développée pour durer est un actif. Mais tout ce que le projet dépense n'y entre pas : les études qui précèdent la décision restent des charges ; les abonnements d'accès (SaaS) aussi ; la formation et la conduite du changement aussi. Ce qui sert à construire la solution et à la mettre en état de fonctionner — développement, configuration, interfaces, paramétrages — est immobilisable sous conditions, jamais automatiquement : il faut notamment pouvoir évaluer de façon fiable ce que chaque dépense apporte à la solution. L'activation commence à l'engagement du projet et s'arrête à la mise en service ; ensuite, la maintenance est une charge.
Votre rôle et celui de la DAF. Vous documentez : les activités du projet, les dépenses par nature, leurs dates, et les preuves qui permettent de les rattacher à la solution (contrats, bons de commande, affectations, relevés de temps quand ils existent). La DAF qualifie : elle applique le référentiel qui s'impose à l'entreprise (le plan comptable général pour les comptes sociaux de toute société française ; les normes IFRS pour les comptes consolidés des groupes cotés, avec une logique voisine), sa politique comptable et son exigence de justification. Votre travail est de rendre la ventilation possible, pas de la faire.
Sur le cas. Hypothèse de travail préparée par Nadia R., cheffe de projet, pour Hélène M., la DAF : 1 330 k€ potentiellement activables — portail 720 et connecteur 260 (coûts de construction, dont les interfaces), licences perpétuelles 150 (solution acquise), et 200 de temps interne consacré au développement. Le reste en charges : transition 160, infrastructure de construction 90, temps interne hors développement 180, réserve 90. Tout est étiqueté « hypothèse à qualifier par la DAF », avec trois points signalés d'avance : les environnements de construction chez l'hébergeur (le référentiel les range plutôt côté immobilisable), la reprise des données (transfert simple ou travaux nécessaires aux tests ?), et le temps interne, pour lequel Nadia R. sait qu'il n'existe pas de relevés d'heures par activité — elle vient avec ce qui existe : les affectations nominatives au projet et les comptes rendus d'avancement.
Ce que la DAF va faire de cette hypothèse. La confirmer, la corriger ligne par ligne, ou demander des précisions. Les trois réponses sont de bonnes réponses : vous avez fait le travail qui permet à la sienne d'être rapide. Pour le temps interne, l'activation prend la forme d'un produit comptable (la production immobilisée) qui vient neutraliser des salaires déjà en charges : la DAF demandera donc quelles preuves fiables permettent d'évaluer le coût attribuable — relevés de temps, affectations documentées, jalons signés. Sans évaluation fiable, pas d'activation ; avec des preuves partielles, une activation partielle et justifiée.
Pour aller plus loin — ce que dit le plan comptable général. Le Recueil des normes comptables françaises (édition janvier 2026) consacre une section aux « solutions informatiques », articles 611-1 à 611-8 :
611-1 et 611-2 : une solution informatique porteuse d'avantages économiques futurs et utilisée au-delà d'un exercice est une immobilisation incorporelle, qu'elle soit utilisée en l'état (acquise) ou développée ; le mode d'hébergement (SaaS, IaaS, PaaS) ne change pas la qualification.
611-3 : la solution développée est inscrite à l'actif à son coût de production, à compter de la date où l'entité s'engage à réaliser le projet, si six critères sont tous réunis — faisabilité technique, intention et capacité d'achever et d'utiliser, avantages futurs probables (pour un usage interne : son utilité), ressources disponibles, et capacité à évaluer de façon fiable les dépenses attribuables.
611-4 : les coûts d'études préliminaires (opportunité, faisabilité, expression des besoins, cahier des charges, appels d'offres) ne sont jamais activables ; l'activation cesse quand la solution est en état de fonctionner (bon de recette, feu vert de mise en service).
611-5 : les coûts d'accès continu à des services (abonnement) sont des charges au fil de la prestation.
611-6 : seuls les coûts directement attribués et nécessaires entrent au coût de production (configuration, interfaces avec les autres systèmes, paramétrages, accès à une plateforme externe pendant la phase de production) ; les changements d'organisation liés au projet sont des charges ; une migration de données qui n'est qu'un transfert est une charge, des travaux de migration nécessaires au développement entrent au coût de production.
611-7 : après la mise en service, seules les améliorations apportant des avantages au-delà de la performance actuelle peuvent être activées ; le reste est une charge.
611-8 : l'amortissement suit les règles générales (articles 214-11 à 214-14) ; l'exemple du recueil amortit chaque sous-projet d'un développement agile dès sa propre mise en service.
Ces articles guident la ventilation ; ils ne la font pas à la place de la DAF.
Étape 3 — Construire la frise paiement, mise en service, amortissement
Frise paiement, mise en service, amortissement. L'argent sort pendant la construction ; l'amortissement de l'actif ne commence qu'à la mise en service et court sur toute sa durée, alors que les charges non activables pèsent dès la première année.
Placez sur une même ligne de temps : les décaissements (quand l'argent sort), la mise en service (quand l'amortissement commence), les annuités d'amortissement (quand le résultat est touché).
Sur le cas. Décaissements : 370 k€ en 2026, 1 100 k€ en 2027. Mise en service : 31 octobre 2027, amortissement de l'actif de 1 330 k€ (hypothèse activable) sur cinq ans (durée à confirmer par la DAF) à partir du 1er novembre : 44 k€ en 2027 (deux mois), 266 k€ par an de 2028 à 2031, 222 k€ en 2032 (arrondis au k€ ; le classeur garde les décimales). La quasi-totalité de l'argent est sortie avant que le résultat ne porte la première annuité pleine. Le résultat n'attend pas pour autant la mise en service : les charges non activables le touchent dès la construction (100 k€ en 2026, 420 k€ en 2027 en coût complet, dont l'infrastructure de construction dès la première année).
Étape 4 — Séparer résultat et trésorerie, année par année
Charge nette au résultat et décaissement, année par année. Sur l'horizon, résultat différentiel et trésorerie totalisent le même montant ; les paiements précèdent l'essentiel de l'amortissement, et une charge peut être négative une année de construction.
Construisez deux lignes sur le même périmètre. Le périmètre qui se compare proprement à la trésorerie est la vue différentielle : ce que le projet ajoute au résultat par rapport à la situation sans projet. Écrivez l'hypothèse qui la fonde : sans le projet, les mêmes salaires internes auraient été versés et aucune autre activation n'aurait eu lieu. Côté résultat, les salaires internes s'annulent alors entre les deux scénarios ; restent les charges externes non activables, moins la production immobilisée (le temps interne activé est un produit comptable les années de construction : la DAF le crédite pour transférer ces salaires à l'actif), plus l'amortissement de l'actif sur son coût complet, plus l'exploitation nouvelle. Côté trésorerie : les décaissements externes plus l'exploitation nouvelle. Les bénéfices viennent ensuite (étape 5). Le classeur T10 calcule aussi la vue coût complet du résultat (salaires internes, charges externes, production immobilisée, amortissement complet, exploitation complète), celle que la DAF lit dans son compte de résultat — mais la comparer à un décaissement différentiel mélangerait deux périmètres, ce que l'étape 1 interdit.
Sur le cas, en vue différentielle, hors bénéfices (k€ HT, arrondis).
Idem, l'amortissement de l'actif commence en novembre
2028
533
267
résultat : amortissement 266, exploitation nouvelle 267 ; trésorerie : exploitation nouvelle 267
Inversion : le résultat porte l'amortissement d'un actif déjà payé
2029 à 2031
533
267
idem
2032
489
267
amortissement 222 (dix mois)
Total 2026-2032
2 805
2 805
Même total : la production immobilisée (−200) compense l'amortissement de la part interne activée (+200) ; la comptabilité déplace dans le temps, elle ne change pas le montant
Une charge négative une année de construction n'est pas une absence de charge : c'est le signe que l'activation du temps interne a produit plus que ce que les charges externes ont coûté cette année-là. Exploitation supposée à partir du 1er janvier 2028 : les deux mois de 2027 sont couverts par la garantie de l'intégrateur et l'infrastructure de construction (hypothèse écrite dans le cas). Sur l'horizon, le décaissement différentiel total est de 1 470 + 5 × 267 = 2 805 k€ : c'est lui qui répond à « le projet est-il supportable en trésorerie ? ». En vue coût complet, le résultat totalise 3 535 k€ sur le même horizon, soit exactement le coût complet du projet (1 850 + 5 × 337) : chaque vue retrouve son chiffre. Cette égalité suppose que l'horizon couvre l'amortissement complet de l'actif ; avec une durée d'amortissement plus longue que l'horizon, le reliquat non amorti explique l'écart et n'est pas une erreur — le classeur l'affiche dans sa synthèse.
Pourquoi la DAF regarde les deux. La trésorerie dit si l'entreprise peut payer. Le résultat dit ce que le projet fait aux comptes que lisent les actionnaires, les banques et le comité. Un projet peut être supportable en trésorerie et lourd en résultat, ou l'inverse. Ne montrer qu'une des deux lignes, c'est répondre à la moitié de la question.
Simplifications du modèle, à écrire sur le dossier. Hors TVA (récupérable), hors impôt sur les sociétés, hors financement, hors besoin en fonds de roulement (le décalage entre les factures émises ou reçues et leur paiement), hors inflation (euros constants), sans valeur résiduelle en fin d'horizon. Celle qui compte le plus est l'impôt : avec lui, une charge immédiate procure une économie d'impôt immédiate quand une immobilisation l'étale — la qualification changerait alors le flux de trésorerie, et l'amortissement entrerait dans la VAN par l'économie d'impôt qu'il génère. Hors impôt, ce que dit cette fiche tient ; avec, c'est la DAF qui complète.
Étape 5 — Classer les bénéfices selon ce qu'ils sont vraiment
C'est le point le plus fragile d'un dossier. Le critère de tri n'est pas la nature de la dépense, c'est l'état de la décision qui rend le bénéfice réel. Quatre natures, qui ne s'additionnent pas sans précaution :
Économie réelle de trésorerie : une dépense qui disparaît parce que la décision est prise ou acquise (un ancien outil résilié à la mise en service, des pénalités contractuelles évitées). Elle se compte dès qu'elle est certaine ou raisonnablement estimée.
Économie budgétaire conditionnée : un coût qui baissera si quelqu'un prend une décision qui n'est pas encore prise (ne pas remplacer un départ, dénoncer un contrat). Elle se compte à partir de la décision écrite, pas avant.
Recette additionnelle : de la marge en plus — jamais du chiffre d'affaires, seule la marge entre dans un flux. Elle repose sur une hypothèse commerciale, à faire porter par la personne qui la tient. Une « perte évitée » (des clients qui partiraient sans le projet) en fait partie, et suppose explicitement un scénario sans projet.
Capacité libérée : du temps de travail qui n'est plus consacré à une tâche. Sa valeur opérationnelle est réelle — ce temps sert à autre chose — mais elle n'est pas automatiquement une économie de trésorerie. Elle ne le devient que par une décision (ne pas remplacer un départ) ou par une affectation qui rapporte, et cette traduction financière se justifie : à quoi le temps est affecté, ce que cela produit. « Quatre ETP de gagnés » n'apparaissent pas dans la trésorerie de l'entreprise si les quatre personnes sont toujours là ; leur valeur se démontre ailleurs, dans la charte du projet qui recevra ce temps, et ne se compte jamais deux fois (une fois comme économie, une fois comme capacité).
Sur le cas. Le portail libère 4 ETP au service client (200 k€ par an de temps, à 50 k€ le poste chargé). Le DRH a une décision de principe de ne pas remplacer 2 départs prévus fin 2028 : 100 k€ par an d'économie budgétaire, à partir de 2029 et si la décision est écrite. Les 2 autres ETP restent : capacité libérée, réelle, hors du flux financier du dossier — et surtout pas comptée une seconde fois à côté des 100 k€, qui portent sur les mêmes personnes. S'y ajoutent 220 k€ par an de pénalités évitées (hypothèse : 65 % des 340 k€ annuels constatés, 110 la première année), 70 k€ liés à l'arrêt effectif de l'ancien portail (contrat à dénoncer avant le 30 septembre 2027 pour un arrêt au 31 décembre ; le GO de mise en service n'étant prévu que le 22 octobre, la référence attend le GO : le contrat se renouvelle une fois et l'économie ne commence qu'en 2029 ; dénoncer avant le GO, sur l'avancement de la recette, est une variante conditionnelle qui avance l'économie à 2028, avec un risque de continuité si la bascule glissait au-delà du 31 décembre — le montant est connu, l'économie ne l'est pas ; responsable : les achats) et 400 k€ de marge par rétention et extension des grands comptes — 300 de perte évitée sur deux comptes qui partiraient sans portail, 100 d'extension — hypothèse commerciale portée par Inès T., responsable grands comptes, à partir de 2029 : la plus lourde et la moins sûre du dossier.
Ce que ça change. Avec ces natures explicites, la VAN — la valeur actuelle nette, c'est-à-dire la somme des flux de trésorerie futurs ramenés à aujourd'hui, une fois retirée la mise de départ — ressort à −38 k€ au taux de travail de 8 % (hypothèse du cas : le taux réel est celui de l'entreprise, donné par la DAF), sur un horizon de cinq ans d'exploitation aligné sur la durée d'amortissement, sans valeur résiduelle : dans son scénario de référence, le projet ne rembourse pas tout à fait le coût du capital exigé. Le TRI, le taux auquel la VAN s'annule, est de 7,2 %, sous le taux de 8 %. La variante « dénoncer l'ancien portail avant le GO » ramène la VAN à +22 k€ et le TRI à 8,45 %, au prix d'un risque de continuité : c'est une variante conditionnelle, à présenter comme telle, pas la référence. Convention du calcul : les flux de 2026 ne sont pas actualisés, les suivants le sont en fin d'année.
Ce qui préparera vraiment la discussion, ce n'est pas la VAN, c'est sa sensibilité :
Si…
VAN à 8 %
taux de 6 % / 10 % / 12 %
+65 / −130 / −211
sans la marge commerciale de 400 k€
−1 174
marge commerciale à 413 k€ au lieu de 400
0 — il faudrait dépasser l'hypothèse de 3 % : dans la référence, G4 réalisée en totalité ne suffit pas
pénalités évitées à 50 % au lieu de 65 %
−201
variante : ancien portail dénoncé avant le GO, économie dès 2028 (risque de continuité non chiffré)
+22
une sixième année d'exploitation
+267
Et le cumul des flux, non actualisé, ne repasse au-dessus de zéro qu'en 2032, cinquième et dernière année d'exploitation de l'horizon : « le projet s'autofinance » est faux avant.
Étape 6 — Préparer les questions que seule la DAF peut trancher
Envoyez le classeur deux jours ouvrés avant. Les 45 minutes parcourent la liste ci-dessous, question par question, avec pour chacune ce que vous apportez ; vous en sortez avec une réponse ou une date.
Quelle part de la ventilation est activable, et sous quelles conditions ? (vous apportez l'hypothèse de l'étape 2 et ses trois points signalés)
Quelle durée d'amortissement retenir ? (vous apportez cinq ans, étiquetés hypothèse)
Quel taux d'actualisation retenir ? (vous apportez la VAN à 6, 8, 10 et 12 %)
Le projet est-il supportable en trésorerie sur 2026-2027, avec les autres engagements de l'entreprise ? (vous apportez l'échéancier, 1 470 k€ de décaissements de construction sur 2026-2027, et les 2 805 k€ de décaissement différentiel sur l'horizon 2026-2032, exploitation comprise)
Comment traiter la réserve pour aléas : engagée, ou hors engagement jusqu'à décision ? (sa nature comptable suivra celle de ce qu'elle financera)
Quels bénéfices conditionnés exigent une décision écrite avant le comité ? (vous apportez la liste : ici, celle du DRH)
Quelle forme prendra le suivi des bénéfices, et qui le portera ? (fiche FIN12)
Décision attendue du comité d'investissement, que cet échange prépare : engager, engager sous conditions (par exemple la validation formelle de l'hypothèse commerciale et la décision écrite du DRH), ou ne pas engager. La préparation présente les options et ce qui les distingue. Elle ne recommande pas à la place de la DAF et du comité.
Si le dossier est présenté après que des contrats ont été signés ou des sommes payées, comparez les flux futurs de la poursuite à ceux de l'arrêt. Un paiement irrécupérable est exclu de cette comparaison ; les coûts de sortie des contrats doivent être recensés. Dans l'exercice, retirer les 150 k€ de licences supposés payés et irrécupérables porte la VAN à +112 k€ à 8 %, en conservant toutes les autres hypothèses. Ce résultat reste à confronter aux coûts de sortie, aux bénéfices actualisés et aux risques avant de proposer une préférence au comité.
Cas pratique — [ETILOG], projet Portail client et interface WMS
[ETILOG], entreprise de taille intermédiaire de logistique (1 200 personnes), prépare en juin 2026 la décision d'investissement de son comité du 15 juillet : un portail client interfacé aux entrepôts, 1 850 k€ HT de réalisation et de transition, mise en service le 31 octobre 2027, exploitation 337 k€ par an ensuite. Nadia R., cheffe de projet, a rendez-vous avec Hélène M., la DAF, trois semaines avant le comité. Elle lui envoie le classeur T10 deux jours avant.
Ce qu'elle apporte :
La ventilation : 1 470 k€ de décaissements externes sur 2026-2027, 380 k€ de temps interne. Hypothèse d'activation de 1 330 k€, amortissement sur cinq ans, étiquetée « à qualifier », avec trois points signalés : infrastructure de construction, reprise des données, temps interne sans relevés.
La frise : 370 k€ sortent en 2026, 1 100 k€ en 2027, l'amortissement commence en novembre 2027.
Le tableau résultat contre trésorerie en vue différentielle (étape 4) et les bénéfices classés : 70 k€ liés à l'arrêt effectif de l'ancien portail (à partir de 2029 dans la référence qui attend le GO, dès 2028 dans la variante qui dénonce avant), 220 k€ estimés (pénalités), 100 k€ conditionnés à une décision RH, 400 k€ d'hypothèse commerciale, 200 k€ de capacité libérée — valeur réelle, hors du flux, sans double compte.
La VAN et sa sensibilité (étape 5), avec la convention de calcul et les simplifications écrites.
Ce qu'elle dit en premier : « Dans le scénario de référence, le projet ne rembourse pas le coût du capital : VAN de −38 k€ à 8 %. Il tient sur l'hypothèse de rétention des grands comptes, et il ne repasse en positif que si l'entreprise dénonce l'ancien portail avant le GO, en assumant un risque de continuité. Si le comité ne retient pas l'hypothèse commerciale, le dossier ne se justifie pas financièrement, il se justifie par le risque de perdre ces comptes, et c'est une autre discussion. »
Ce que Nadia demande à Hélène M. Quelles pièces faut-il réunir pour qualifier le temps interne et les environnements de construction ? Quel taux et quelle durée d'amortissement retenir ? Quelle décision écrite du DRH faut-il obtenir pour le bénéfice lié au non-remplacement ? Nadia consignera les réponses, leur auteur et leur date, puis actualisera le classeur. Les pièces du cas ne donnent pas encore ces validations : la ventilation reste une hypothèse à qualifier par la DAF.
Ce que le cas ne dit pas. Si le comité engage ou non. Ce n'est pas le résultat de la fiche.
Livrables
La ventilation du budget par nature, avec la colonne « décaissement supplémentaire / temps interne » et la colonne « hypothèse d'activation » (kit T10, onglet Ventilation).
La frise paiement, mise en service, amortissement, avec ses trois dates.
Le tableau résultat contre trésorerie sur tout l'horizon, en vue différentielle, unité et périmètre écrits en tête, puis les bénéfices classés par nature et le flux qui en résulte.
La page de questions pour la DAF, avec ce que vous apportez pour chacune.
Critères d'acceptation. Chaque chiffre a une origine et un statut (connu, hypothèse, manquant). Le budget approuvé, le montant engagé à date, les décaissements supplémentaires de construction et le décaissement total sur l'horizon sont présentés séparément et nommés. Chaque économie « réelle » porte sa condition et sa date. Aucune capacité libérée n'apparaît en euros dans le flux. Les simplifications (TVA, impôt, financement, besoin en fonds de roulement, inflation, valeur résiduelle) sont écrites. L'hypothèse d'activation porte la mention « à qualifier par la DAF ». La VAN est donnée pour au moins trois taux, avec sa convention.
Contrôle avant diffusion
Faites confirmer par la DAF le traitement comptable et la date de mise en service retenus.
Rapprochez les décaissements de l'échéancier et les charges du tableau d'amortissement.
Séparez les coûts internes déjà supportés des flux supplémentaires du projet.
Vérifiez que les gains de capacité ne sont pas présentés comme une économie de trésorerie sans décision documentée.
Indicateurs
Indicateur
Définition
Limite
Part décaissée de la construction
Décaissements externes à date / décaissement externe prévu (1 470 sur le cas)
Ne dit rien de l'avancement physique (fiche FIN08)
Écart résultat différentiel − trésorerie, par année
Charge différentielle − décaissement différentiel
Dépend de l'hypothèse d'activation et de la date de mise en service
Part des bénéfices certains
Bénéfices à statut « connu » / bénéfices totaux
Un dossier à 20 % de certain n'est pas mauvais, il est à conditions
VAN à plusieurs taux et sensibilité aux hypothèses lourdes
Voir fiche FIN04
Une VAN n'est pas une prévision, c'est une comparaison avec un scénario « sans projet » qui est lui-même une hypothèse
Pièges
Présenter un gain de temps comme une économie. Conséquence : la DAF retire la ligne, et avec elle la crédibilité du reste. Distinguer capacité libérée et économie décidée.
Donner un seul chiffre sans dire quel périmètre il couvre. « Le projet coûte 1,85 M€ » (budget approuvé), « 2,8 M€ » (décaissement différentiel sur cinq ans) et « 3,5 M€ » (coût complet sur cinq ans, 1 850 + 5 × 337) sont trois réponses justes à trois questions différentes. Dire laquelle.
Qualifier soi-même l'activable. Une ventilation présentée comme acquise, que la DAF corrige, transforme un dossier préparé en dossier faux. Étiqueter « hypothèse ».
Oublier l'exploitation. Un projet dont on ne présente que la construction paraît deux fois moins cher qu'il ne l'est sur cinq ans.
Inventer un taux d'actualisation. Un taux « standard » lu dans un manuel n'est pas celui de l'entreprise. Présenter plusieurs taux, laisser la DAF choisir.
Compter deux fois le même argent dans la VAN. La VAN se calcule sur des flux de trésorerie. Y mettre en plus les amortissements compte deux fois la même dépense — hors impôt ; avec l'impôt, l'amortissement y entre seulement par l'économie d'impôt qu'il produit.
Compter du chiffre d'affaires au lieu de la marge. Seule la marge additionnelle est un flux.
Faire porter au chef de projet une hypothèse commerciale. Les 400 k€ annuels de G4 regroupent 300 k€ de marge de rétention et 100 k€ de marge d'extension. La responsable commerciale doit expliciter et défendre ces deux hypothèses au comité.
Confondre budget approuvé et engagé. Le budget approuvé est l'enveloppe décidée ; l'engagé, ce qui est contractualisé à une date ; le facturé, le réalisé et le payé sont encore autre chose (fiche FIN08).
Templates liés
T10 — Passerelle budget, P&L et trésorerie (versions remplie et vierge). Onglet Lisez-moi, puis Ventilation (nature, montant, décaissement ou interne, hypothèse d'activation), Échéancier, Exploitation, Bénéfices (nature, statut, dans le flux ou non), Paramètres (mise en service, durée d'amortissement, taux), Résultat et trésorerie (les deux vues du résultat, le décaissement, le flux, la VAN, le TRI, la sensibilité) et Questions DAF. Les simplifications sont écrites dans le Lisez-moi. Le classeur ne calcule ni TVA, ni impôt, ni financement.
Pour lire le cas rempli, les onglets Ventilation, Résultat et trésorerie, Bénéfices et Questions DAF suffisent. Pour votre propre projet, dans la version vierge, le parcours passe aussi par Échéancier (l'année 0, les décaissements, le temps interne, les charges de l'exercice et leur part interne), Exploitation et Paramètres (date de mise en service, durée d'amortissement, taux) : sans ces entrées, le classeur n'affiche ni VAN ni TRI et liste ce qui manque dans sa synthèse. La VAN détaillée est dans le kit T09 (fiche FIN04), le budget par poste dans le kit T08 (fiche FIN01).
Qui d'autre est concerné ?
La DAF qualifie, donne le taux et la durée d'amortissement, valide la lecture. Elle ne construit pas le dossier à votre place, et elle apprécie d'en recevoir un qu'elle peut vérifier.
Le sponsor porte les bénéfices et leur origine.
La responsable commerciale porte l'hypothèse de recette additionnelle, au comité, en son nom.
Le DRH transforme, ou non, une capacité libérée en économie, par une décision écrite (fiche ST06).
Les achats tiennent l'échéancier et les conditions de paiement (fiche ST08).
Le contrôle de gestion, quand il existe, fournit les coûts chargés et suit ensuite engagé, facturé, réalisé et payé (fiche FIN08).
Termes du glossaire
CAPEX · OPEX · Charge activable · Immobilisation · Amortissement · Compte de résultat · Trésorerie · Coût complet · Flux différentiel · Bénéfices · VAN · TRI · Taux d'actualisation.
Sources
Vernimmen, FAQ « Quelles charges peuvent être activées ? » (Vernimmen.net), consultée le 11 septembre 2026 : principe de l'activation, absence d'effet de trésorerie de l'écriture, mise en garde contre l'activation excessive. Les références précises à l'ouvrage Finance d'entreprise attendront la consultation de l'édition détenue par l'éditeur de cette fiche.
Autorité des normes comptables, Recueil des normes comptables françaises, édition janvier 2026, section « Solutions informatiques », articles 611-1 à 611-8 et commentaires, consultés le 11 septembre 2026.
Fiscalité : hors périmètre de la fiche, à traiter avec la DAF ou un conseil.